۵s یعنی ۵ اصل برای دستیابی به یک محیط کار با کیفیت، که بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن توسعه یافته است. که شامل هزاران کار کوچک است که باید تمامی پرسنل در آن مشارکت داشته باشند و هر کسی به سهم خود همت کند.
۵s از جمله سیستم هایی است که طبق نظر بسیاری از صاحب نظران ، پایه اولیه و سنگ بنای سایر سیستم های کیفیتی و بهره وری مانند TQM ،HSE و… میباشد . هدف اصلی ۵s بهسازی فرآیندهای سازمان و حذف اتلاف ها میباشد . از این رو این سیستم یکی از مهم ترین ارکان دستیابی به بهبود مستمر (Kaizen) در شرکتها نیز میباشد . ۵s فضایی مناسب، بهره ور، فعال، زیبا، شاد و ایمن در محیط کار ایجاد می نماید. علاوه براین تداوم پیاده سازی ۵s موجب شکل گرفتن تصویری بهتر از شرکت در ذهن مشتریان شده و فرصتهای تجاری روزافزونی برای محصولات آن فراهم مینماید. اصول حاکم بر این صنعت در آمریکا تحت عنوان نظام خانه داری صنعتی یا HOUSE KEEPING تدوین و معرفی شد .
ژاپنی ها پس از آشنایی با مفهوم HOUSE KEEPING به این نتیجه رسیدند که برای استفاده از این نظام در ژاپن باید تغییراتی در آن بدهند که با اصول فرهنگی جامعه انطباق داشته باشد از این رو این تغییرات منجر به طراحی نظام ۵s گردید که اجرای آن به همه صنایع تعمیم داده شد .
حال با یکدیگر به تعریف مبانی این متد می پردازیم:
تعاریف:
S5 سیستمی است برای بهسازی و آراستگی محیط کار و فنی است که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی و همچنین پیشگیری از اتلاف منابع در یک سازمان به کار گرفته میشود و وجه تسمیه آن پنج کلمه ژاپنی به شرح ذیل می باشد :
- SEIRI: پاکسازی
- SEITON: نظم و ترتیب
- SEISO: نظافت
- SEIKETSU: حفظ و نگهداری(استانداردسازی)
- SHITSUKE: انظباط و فرهنگ ساماندهی
پاکسازی:
پاکسازی به معنای جداکردن اقلام، اوراق و اطلاعات لازم و کاربردی از غیر آن و دور نمودن غیر لازم ها و غیر کاربردی ها از محیط کار و همچنین تعمیر، تعویض یا تصحیح نواقص و معایب میباشد .
هدف از اجرای اصل اول :
- تعیین معیارهایی برای حذف ضروری ها
- به کارگیری مدیریت اولویتها و تعیین اولویتها
- حذف علل آلودگی
- استفاده بهینه از فضای محیط کار
- استفاده بهینه از تجهیزات
- ریشه یابی علل معایب
نظم و ترتیب:
نظم و ترتیب به معنای مرتب کردن اقلام، اوراق و اطلاعات و تعیین جای مناسب برای آنان، به نحوی که با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند میباشد؛ بطور خلاصه استقرار منظم ماشینها و اشیاء برای دستیابی سریع به آنها است .
هدف از اجرای اصل دوم :
- استقرار و جای دهی مناسب (ازلحاظ کیفیت، ایمنی و بازدهی)
- ارتقاء بهره وری از طریق حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاء
- سرعت دسترسی به اشیاء و اسناد
- کاهش ضایعات ناشی از نابسامانی و درهم ریختگی
- جلوگیری از ضایع و فاسد شدن مواد فاسد شدنی
- کاهش اشتباهات و دوباره کاری ها
نظافت:
نظافت به معنای پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگهداشتن محیط، اموال و افراد و حذف یا کنترل آلاینده ها میباشد .
هدف از اجرای اصل سوم :
- دستیابی به میزان مطلوبی از پاکیزگی و حذف کامل آلودگی ها
- شناسایی مشکلات جزئی از طریق بازبینی
- درک پاکیزه سازی به عنوان نوعی بازبینی
- کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار
- توجه به بهداشت و جلوگیری از بیماری کارکنان
- کاهش خرابی ماشین آلات
- تثبیت و بهبود کیفیت
حفظ و نگهداری(استاندارد سازی):
حفظ و نگهداری به معنای تداوم، استاندارد سازی و حفظ وضع مطلوب ناشی از اجرای سه اصل اول و رعایت ایمنی در کار میباشد .
هدف از اجرای اصل چهارم :
- جلوگیری از اعمال سلیقه و چندباره کاری
- مدیریت دیداری خلاق به منظور آشکارشدن ناهمگونی ها و موارد غیرعادی
- ایمن شدن محیط کار و کاهش حوادث و بیماریهای کاری
- تکرار کارهای درست به منظور درست انجام دادن کارها
- کاهش زمان انجام کارها
- کاهش وابستگی امور به اشخاص و امکان ایجاد گردش شغلی در سازمان
- افزایش جذابیت محیط کار
انظباط و فرهنگ ساماندهی:
این اصل به معنای آموزش کاربردی مفاهیم S5 به تمامی کارکنان، جلب مشارکت عمومی و تدوین، ابلاغ و اجرای مقررات سازمان است .
هدف از اجرای اصل پنجم :
- مشارکت کامل در ایجاد عادات صحیح و پیروی از مقررات
- عادت به برقراری ارتباط به نحو صحیح و کنترل نتایج آن
- زمینه سازی فرهنگ خود انضباطی
- نهادینه شدن فرهنگ بهره وری
- شخصیت دادن به شغل و شاغل
- افزایش تعلق سازمانی
- جلب نظر مشتریان
منابع:
Pocket Guide, Productivity PUB